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Transferencia Internacional de Datos – Hong Kong

12 enero, 2015 : admin

Uno de las situaciones habituales a las que se enfrentan con más frecuencia las compañías de la mayoría de Estados del mundo es al incesante flujo de datos e información que las tecnologías de la información (incluidos los datos personales de persona ...

Auditoría de Digitalización Certificada para proveedores del sector público

¿Se han establecido los requisitos para llevar a cabo la digitalización de otro tipo de documentos, diferentes a la facturas y la documentación análoga?
Desde el año 2007 contamos con una normativa clara y concisa para la adecuación de los procesos y software de Digitalización Documental en el sector tributario (lo que nos permitía prescindir el documento en papel, si éste había sido digitalizado cumpliendo unos requisitos), pero no contábamos con una normativa más o menos clara y concisa que estableciera cuáles son los requisitos que deben cumplirse en los procesos de digitalización de otro tipo de documentación -que no sean facturas y documentación análoga-.

La Ley 11/ 2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, dispuso ya en el año 2007 lo que venía a ser la apertura de un nuevo reto, la puesta en práctica de lo que inicialmente ya se había iniciado y había dado buenos resultados en el sector tributario, la digitalización de todo el resto de documentación en formato papel con la que cuenta la Administración Pública -solicitudes, pliegos, actas, contratos, recursos, demandas…-

Los artículos 30 y 31 de la citada norma, disponen que:

Artículo 30. Copias electrónicas.

1. Las copias realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos emitidos por el propio interesado o por las Administraciones Públicas, manteniéndose o no el formato original, tendrán inmediatamente la consideración de copias auténticas con la eficacia prevista en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, siempre que el documento electrónico original se encuentre en poder de la Administración, y que la información de firma electrónica y, en su caso, de sellado de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento.

2. Las copias realizadas por las Administraciones Públicas, utilizando medios electrónicos, de documentos emitidos originalmente por las Administraciones Públicas en soporte papel tendrán la consideración de copias auténticas siempre que se cumplan los requerimientos y actuaciones previstas en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

3. Las Administraciones Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia. Esta obtención podrá hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico.

4. En los supuestos de documentos emitidos originalmente en soporte papel de los que se hayan efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en este artículo, podrá procederse a la destrucción de los originales en los términos y con las condiciones que por cada Administración Pública se establezcan.

5. Las copias realizadas en soporte papel de documentos públicos administrativos emitidos por medios electrónicos y firmados electrónicamente tendrán la consideración de copias auténticas siempre que incluyan la impresión de un código generado electrónicamente u otros sistemas de verificación que permitan contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos de la Administración Pública, órgano o entidad emisora.

Artículo 31. Archivo electrónico de documentos.

1. Podrán almacenarse por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas.

2. Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.

3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.

Del mismo modo, hemos de tener presente como a principios del año 2010 fue publicado el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, donde se disponía en su artículo 24 que:

Artículo 24. Digitalización de documentos en soporte papel.

1. La digitalización de documentos en soporte papel por parte de las Administraciones públicas se realizará de acuerdo con lo indicado en la norma técnica de interoperabilidad correspondiente en relación con los siguientes aspectos:

  • Formatos estándares de uso común para la digitalización de documentos en soporte papel y técnica de compresión empleada, de acuerdo con lo previsto en el artículo 11.
  • Nivel de resolución.
  • Garantía de imagen fiel e íntegra.
  • Metadatos mínimos obligatorios y complementarios, asociados al proceso de digitalización.

2. La gestión y conservación del documento electrónico digitalizado atenderá a la posible existencia del mismo en otro soporte.

No ha sido hasta la entrada en vigor de las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI), publicadas a finales del mes de julio de 2010, cuando se ha dado el desarrollo normativo necesario tanto a los citados artículos de la Ley 11/2007, como a las disposiciones establecidas por el RD 4/2010 en materia de digitalización documental.

Esta regulación normativa abre, claramente, un nuevo marco de oportunidades al sector privado de la digitalización documental para proveer de soluciones tecnológicas a las Administraciones Públicas que les permitan digitalizar absolutamente todos los documentos en formato papel que tengan en su poder.

A pesar de que en ningún momento la normativa establezca un procedimiento de auditoría y certificación preceptiva para este tipo de tarea, es más que probable que en los próximos meses, las Administraciones Públicas comiencen a requerir en las licitaciones de concursos públicos para la digitalización documental, que las soluciones ofertadas cumplan íntegramente con los requisitos de Interoperabilidad establecidos por la normativa vigente y que lo acrediten mediante informes emitidos por terceros con experiencia acreditada, en la medida en que la citada normativa debe ser cumplida por todas las Administraciones Públicas de España.

Entre los profesionales de LexTic Abogados, contamos con experiencia previa en procesos de homologación de software de digitalización certificada en el ámbito tributario –conforme a la citada Orden de 24 de octubre de 2007- y en procesos de homologación de software, tanto al RD 4/2010 de Interoperabilidad, como al RD 4/2010, por el que se aprueba el Esquema Nacional de Seguridad.

Durante el proceso de auditoría, desde LexTic Abogados, llevamos a cabo un análisis íntegro de los requisitos normativos, atendiendo específicamente al cumplimiento de una serie de Normas Técnicas de Interoperabilidad, entre las que cabe destacar las siguientes:

  • Digitalización de documentos
  • Documento electrónico
  • Expediente electrónico
  • Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, así como desde papel u otros medios físicos a formatos electrónicos
  • Política de firma electrónica y de certificados de la Administración
  • Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales

Si eres una empresa que dispone de un software de digitalización documental y quieres comenzar a prestar servicios a las Administraciones Públicas de España para la digitalización de cualquier tipo de documento –no sólo facturas y documentación análoga-, garantizándoles el cumplimiento íntegro de la normativa española en materia de Seguridad e Interoperabilidad, no dudes en contactar con nosotros en info@lextic.com o en el 91 646 82 22

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